Compras eficaces

Planteamiento

Uno de los objetivos para el 2004 de la Cooperativa Comarcal del Modoso es optimizar algunos procesos internos de trabajo. Uno de ellos es el de compras.

Gerencia opina que la decisión de compra no debe atender únicamente a razones de precio. Otros factores han de ser tomados en consideración: la fiabilidad de las entregas, el trato que se procura a la mercancía, etcétera.

Se propone que la adquisición de medicamentos la reorganice la jefa de los veterinarios de la Cooperativa, teniendo en cuenta que es ella quien compra los medicamentos.

Lo que a la veterinaria le gusta hacer es clínica, no comprar. Por lo tanto ve las propuestas factibles siempre y cuando el proceso de compras se organice de forma práctica.

El proceso de compra

El precio ya no suele ser el único punto que se tiene en cuenta a la hora de comprar.

Quisiéramos exponer las inquietudes más frecuentes que nos plantean los encargados de compras.

• Stocks mínimos de ingredientes: para trabajar con la mínima cantidad de dinero inmovilizado en forma de stocks es imprescindible tanto definir unos niveles mínimos de seguridad, como conocer la fiabilidad en la entrega de cada proveedor. Si nos acercamos demasiado a los niveles mínimos quizá merezca más la pena gastar algo más en un proveedor fiable en las entregas.
  
  
• Trato y conservación de la materia prima por parte del proveedor. A menudo los proveedores son intermediarios. Puede ser interesante conocer cómo tratan lo que les compramos. No es lo mismo un ingrediente relativamente inerte (como una sal) que un saco de medicamento (que caduca y que ha de almacenarse en unas condiciones determinadas). El control que ejerzamos sobre el proveedor será proporcional a lo delicado que sea el producto comprado. A veces no es posible conocer el trato que recibe el ingrediente desde que se produce hasta que llega a nuestras manos. Muchas otras veces sí: una visita al almacén del proveedor, o tomar la temperatura de las vacunas cuando llegan a la fábrica pueden ser útiles.
  
  
• Fiabilidad de pedidos. Una de las cosas que debemos buscar en un proveedor es previsibilidad. Saber a qué atenernos. Así cuando encarguemos algo ha de llegar ese algo y no otra cosa, en la cantidad que pedimos, y en la fecha acordada. Por ello conviene mantener un registro fácil de consultar de los errores y problemas que da cada proveedor.
  
  
• Calidad del género. Tanto en términos de calidad nutricional, como tecnológica, o de seguridad alimentaria. Deberemos disponer de unas muy claras y realistas especificaciones de producto, así como de un método para poder verificar el grado de cumplimiento de los parámetros críticos antes de la entrada. Hay quien en ausencia de métodos de análisis propios opta por solicitar certificados de análisis: esta opción, correcta desde el punto de vista organizativo, es poco realista para la mayoría de proveedores del sector del pienso, puesto que los análisis deben hacer referencia al propio lote de producto que nos llega.

A menudo intervienen en la decisión de compra algunos intangibles decisivos: la confianza que merece el vendedor, imagen, prestigio, implicación del proveedor en los problemas de la empresa, respuesta frente a reclamaciones.... Este tipo de información no se puede traducir en una puntuación. Por ello la lista de proveedores homologados ha de ser considerada como un orientación. No hay que pretender ponerlo todo por escrito.

Cómo se traduce esto a la práctica?:

En una clasificación de los proveedores. Existen muchos sistemas, todos interesantes mientras sean útiles.

Lo que mejor suele funcionar es una primera lista de "aptos" y de "no aptos", elaborada a partir de criterios claros, objetivos y extremadamente sencillos que nos eliminen a los proveedores con los que de ninguna manera se puede trabajar . Por ejemplo, para que un proveedor sea apto ha de tener su situación legal en regla, o un historial analítico con una variabilidad máxima.

De cada uno de los aptos deberemos conocer el rendimiento frente a características básicas, como las que describimos más arriba. Siempre sin ánimo de traducirlo en una puntuación global que resuma el rendimiento global del proveedor: ello seria una ficción que interferiría constantemente con la lógica subjetiva de las decisiones. Por ejemplo deberíamos poder ordenar la lista de proveedores por puntualidad. O por grado de cuidado del producto. Cuando compremos biológicos (vacunas) seleccionaremos a los que dispongan de una puntuación más alta en el área de "conservación de producto". Cuando estemos justos de un ingrediente estable nos interesará comprar al puntual y rápido, y cuando andemos sobrados podremos empezar a jugar con los menos puntuales pero quizá de precios más baratos.

Finalmente tengamos en cuenta que no se trata de escoger al proveedor ideal, sino al más conveniente de los que existen en cada momento.


La compra de medicamentos

Lo primero que hace la veterinaria es definir los estocks mínimos de cada medicamento. Está cansada de tener que comprar para ir reponiendo cosas de las que se ha quedado sin y que necesita urgentemente. Para ello consulta el historial de consumos que le facilita el encargado de facturación. Se sienta con los otros veterinarios y juntos determinan cual es la cantidad mínima que necesitan de cada cosa para tener garantizado que durante un período de tiempo, imprevistos aparte, dispondrán de todo lo que sea razonable.

El inventario se traduce en un cuadrante hecho de tal manera que visualmente se sabe la cantidad que queda de cada cosa. Una línea roja marca para cada medicamento la entrada en la zona de "peligro". Si hay pedidos urgentes o se entra en la zona crítica (casi cero) se hace un pedido inmediato. Eso no se podrá evitar nunca.

Se han estudiado todos los proveedores, y se ha descartado a uno que es conocido por haber entregado las vacunas muy calientes en verano, así como por lo descuidados que son los repartidores. Quedará descartado hasta que la comercial demuestre que dispone de medios suficientes para transportar el género en condiciones. El resto de proveedores son considerados APTOS.

De cada proveedor considerado apto se ha estudiado la fiabilidad de las entregas. Se han hecho tres categorías: muy fiable, fiable y poco fiable. La mayoría de proveedores caen en la categoría de fiables o muy fiables. Hay dos que son poco fiables.

Las compras se harán de forma espaciada a partir de los stocks que dan a conocer los cuadrantes de inventario. Se hacen pedidos hasta llegar al nivel de seguridad que permita garantizar el suministro hasta el próximo pedido. Si hay una buena oferta se tendrá en cuenta. Se tiende a escoger a los proveedores con mejor precio de entre los más fiables. Los poco fiables sólo serán escogidos a menos que él precio sea muy conveniente y que haya suficiente estock de lo que se pida como para superar un previsible retraso o error.

Se lleva un sencillo registro de incidencias por proveedor que será analizado de forma periódica para ir perfeccionando el listado de proveedores.